Wie schreibe ich eine Arbeitsanweisung?

Wie schreibe ich eine Arbeitsanweisung?

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„Es müssen nicht alle die gleichen Dummheiten machen“ (Roman Herzog).

„Vor Fehlern ist niemand sicher. Das Kunststück besteht darin, denselben Fehler nicht zweimal zu machen“ (Sir Edward Richard George Heath).

Wenn in einem Unternehmen jemand einen Fehler begeht, weil er beispielsweise etwas falsch verstanden hat, kann das gravierende Auswirkungen haben. Damit diese Fehler nicht passieren gibt es Arbeitsanweisungen. Doch selbst in einer Arbeitsanweisung, welche helfen soll Fehler zu vermeiden, schleicht sich leicht der ein oder andere Fehler ein. Deshalb wollen wir, die DeviceMaster GmbH unterstützen und klären, wie überhaupt eine Arbeitsanweisung richtig geschrieben wird und worauf geachtet werden muss.

 

1.Zusammenfassung

Der vorliegende Beitrag enthält Informationen darüber wie Arbeitsanweisungen geschrieben werden und was Arbeitsanweisungen sind. Arbeitsanweisungen sind detaillierte Beschreibungen von Prozessen und dienen als Kontrollinstrument für die Mitarbeiter. Sie sind ein Gesamtprozessverbesserungsangebot.

Dieser Beitrag beschäftigt sich ausführlich damit was in eine Arbeitsanweisung gehört und wie diese gegliedert ist. Dazu bietet die Ausführung unter anderem zwei Formate, das 7-Schritte Format und das W-Fragen Format, welche als Leitfaden erachtet werden können. Die wesentlichen Aspekte bezüglich des Inhalts sind zum einen die detaillierte Beschreibung des Vorgangs, dass kein Raum für Interpretation bleibt, dass die Wahrscheinlichkeit minimiert wird die Mitarbeiter zu verwirren, sowie das Einfügen visueller Hilfsmittel und die Benennung von materiellen Ressourcen für jeden Arbeitsschritt, der beschrieben wird. Außerdem geht dieser Beitrag darauf ein, warum Arbeitsanweisungen von Vorteil sind und nennt einige Pro´s, wie z.B. die bessere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern oder die Steigerung der Effizienz. Vorgaben für Arbeitsanweisungen gibt es nicht. Es gibt jedoch diverse Forderungen nach Verfahren und inhaltliche Anforderungen, die in der Organisation umzusetzen sind. Diese Forderungen sind z.B. beschrieben in der EU-Verordnung 2017/745 (MDR) und in der ISO 13485, deshalb betrachtet der Beitrag die Unterschiede von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.

2. Begrifflichkeit und Definition

Begrifflichkeit

In einer Arbeitsanweisung sind verschiedene Begrifflichkeiten zu finden. Zum einen gibt es das Wort „Checkliste“, diese kann ausgefüllt in einer Arbeitsanweisung zu finden sein, sie ist aber nicht zwingend erforderlich. Es gibt auch den Begriff „Benutzerhandbuch“. Ein Benutzerhandbuch enthält neben einigen anderen Informationen, eine Arbeitsanweisung. Oft wird auch von sog. BOP’s gesprochen, das ist ein Akronym, also eine Abkürzung für die englische Schreibweise des Wortes „Arbeitsanweisung“. Ausgeschrieben bedeutet „BOP“ Basic Operating Procedure.

Definition einer Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung beschreibt detailliert wie eine Aktivität innerhalb eines Prozesses ausgeführt wird. Arbeitsanweisungen dienen auch als Kontrollinstrument, so lassen sich Fehler vermeiden bei Arbeitsschritten, die die Mitarbeiter bereits kennen, heißt also Arbeitsanweisungen sind nicht nur eine Anleitung wie eine Tätigkeit ausgeführt werden soll, sondern Optimieren auch bereits vorhandene Arbeitsschritte. Sie sind ein Gesamtprozessverbesserungsangebot.

Eine Arbeitsanweisung gibt immer die Arbeitsmethode des räumlichen und zeitlichen Ablaufs und der zu benutzenden Arbeitsmittel und Unterlagen an.

3. Warum sind Arbeitsanweisungen wichtig?

Miteinander zu kommunizieren ist sehr wichtig, doch oftmals geht in der verbalen Weitergabe einiges verloren oder hinterlässt Freiräume zur Eigeninterpretation und so kann es vorkommen das Mitarbeiter Fehler machen, die den Prozess verlangsamen oder schwerwiegendere Folgen mit sich bringen. Wenn Wissen nur durch verbale Kommunikation weitergegeben wird, geht es verloren sobald Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. All das lässt sich vermeiden, wenn Arbeitsanweisungen schriftlich ausformuliert werden. Zudem dient die Arbeitsanweisung als Planungsinstrument um als systematisches Verfahren den Planungsprozess zu unterstützen.

Vorteile einer Arbeitsanweisung

  • Zum einen fördert eine Arbeitsanweisung die Effizienz in den Prozessen des Unternehmens.
  • Sie stellt auch sicher das Arbeiten einheitlich durchgeführt werden und dabei das Qualitätsniveau konsistent bleibt.
  • Unteranderem gewährt eine Arbeitsanweisung auch eine schnellere Einarbeitung von (neuen) Mitarbeitern.

4. Wie sollte eine Arbeitsanweisung aussehen?

Klarheit:

Einen wichtigen Punkt haben wir bereits angesprochen, nämlich das kein Raum für Interpretation bleibt. Es dürfen keine vagen Aussagen getroffen werden. Wichtig ist auch die Vermeidung von verwirrten Mitarbeitern.

Kurz und Einfach:

Die Sätze sollten kurz und einfach sein. Wichtig ist die Vermeidung von komplexen Satzstrukturen, Fachjargon und Akronyme die Mitarbeiter/ Kollegen durcheinanderbringen.

Glaubwürdig:

Wichtig ist auch das die Arbeitsanweisung als glaubwürdig, hilfreich und genau betrachtet wird, denn das veranlasst Mitarbeiter dazu sich genaustens an die Anweisung zu halten. Wenn der Sinn dieser Anweisung nicht klar ist, kann es vorkommen, dass sie nicht richtig beachtet bzw. benutzt wird.

Stilistische Hilfsmittel:

Arbeitsanweisungen sollten einem einzigen Stil folgen (Layout, Methode…). Visualisierung durch das Einfügen von Bildern ist ebenfalls ein hilfreiches Instrument zum Schreiben einer Anweisung. Es geht nicht darum klug zu klingen, eine erfolgreiche Arbeitsanweisung ist erst vorhanden, wenn auch Jeder die Anweisung verstanden hat.

5. Wer erstellt die Arbeitsanweisung

Im Grunde genommen kann jeder eine Arbeitsanweisung erstellen, solange diese geprüft wird von dem jeweiligen disziplinarischen Vorgesetzten. Er schaut ob auch fachlich und inhaltlich alles richtig ist.

Nach der Unterschrift des Top Managements, ist die Arbeitsanweisung rechtsverbindlich. Bevor der Firmeninhaber allerdings unterschreibt sollte er prüfen, ob die Anweisung auch keinen Verstoß gegen die geltenden Arbeitssicherheitsvorgaben (extern& intern) enthält. Hier kann er Rücksprache mit der Abteilung für Arbeitssicherheit halten. Beim Erstellen einer Arbeitsanweisung in der Medizintechnik spielt das Qualitätsmanagmentsystem eine große Rolle. Auch hier ist die Geschäftsführung der Verantwortliche.

Der verantwortliche Mitarbeiter für die Arbeitsanweisung sollte in vorgegebenen Zeitabständen (z.B. 12 Monate), die Anweisung auf neue Erkenntnisse untersuchen. Dann erfolgt eine Integrierung und Einarbeitung von den Erkenntnissen, so dass sie dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Fachlich versierte Prüfer werden den Stand der Technik im Audit prüfen. Die geltende Arbeitsanweisung kann dabei der Nachweis sein, dass der geltende Stand der Technik für den Mitarbeiter vorgegeben ist. Somit ergibt sich die Möglichkeit über die Arbeitsanweisung und deren mitgeltenden Dokumente nachzuweisen, dass der Stand der Technik tatsächlich eingehalten wird.

6. Vorgehensweise zur Erstellung und Verbesserung einer Arbeitsanweisung?

Zunächst einmal kann im Team eine Besprechung darüber stattfinden, welche Schritte wann im Prozess erfolgen und welche Mittel benötigt werden, um einen Leitfaden für den Arbeitsprozess zu bekommen. Nachdem dann alle Informationen zusammengetragen wurden, wird eine Ist-Analyse durchgeführt. Hier wird geguckt wie der aktuelle Stand ist und was in der jeweiligen Abteilung passiert.

Zum Schluss kommt es zu einer Auswertung  über die gesammelten Informationen und zur Bewertung der Informationen aus der Ist-Analyse. Nun lässt sich erkennen ob bestehende Abläufe noch sinnvoll und weiter anwendbar sind, oder ob sie verbessert und weiterentwickelt werden müssen.

7 Schritte Verfahren

Schritt 1:

  •  Benennung des Kontextes, also eine Erklärung zu welchem Prozess die Aufgabe gehört
  •  kurze Erklärung was der Zweck der Aufgabe ist
  • Titel muss sich auf den Job beziehen

Schritt 2:

  • Die Frage warum mache ich das? Warum schreibe ich gerade diese Anweisung? Immer im Hinterkopf behalten

Schritt 3:

  • Auflistung der Materialien die benötigt werden zur Ausführung der Anweisung, z.B. Reinigung der Hände: Hausseife, Handtücher, fließendes Wasser…
  • Diese sind als Verweise direkt in den jeweiligen Schritt einzufügen.

Schritt 4:

  • Das Flussdiagramm ist eine häufig verwendete visuelle Darbietung, um eine gute Anweisung zu schreiben.
  • Versetz dich in den Lernenden hinein.
  • Unterteile die Schritte in eine Zahlenfolge
  • Verwende Bilder oder Zeichnungen und stell sicher, dass das Bild zum Text passt.
  • Betonung wichtiger Informationen, z.B. durch fettgedruckte Schrift oder Kursivschrift.
  • Die Konsistenz gewährleisten, zum Beispiel von Risiken. Das heißt alle Risiken sollten z.B. gleich hervorgehoben sein, durch einen roten Rahmen o.ä.

Schritt 5:

  • Es wird neu geschrieben und vereinfacht.
  • Sätze sollten nicht länger als 15 Wörter sein
  • Vermeide mehrsilbige Wörter, lieber einsilbige Wörter.
  • Keine 10 verschiedenen Synonyme für ein und denselben Begriff. Wenn ein Begriff verwendet wird, dann kontinuierlich.
  • Es sollten aktive Sätze entstehen. Falsch wäre z.B.: „Ihre Hände sollten Sie abtrocknen“. Richtig wäre hier: „Trocknen Sie ihre Hände ab“.

Schritt 6:

  • Hinzufügen von Referenzen, also hilfreiche Quellen etc.

Schritt 7:

  • Danach kann die Arbeitsanweisung an einem Kollegen getestet werden, zur Sicherstellung das keine Fragen auftreten. Dann erfolgt gegebenenfalls eine Überarbeitung der Arbeitsanweisung.

W-Fragen Format

Es gibt außerdem einige W-Fragen, welche als Checkliste dienen können, für die Erstellung einer Arbeitsanweisung.

Wer?

Wer hat die Tätigkeit zu erledigen, die in der Arbeitsanweisung vorgegeben ist?

Was? (in Bezug auf den Arbeitsgang)

In der Arbeitsanweisung muss die auszuführende Arbeit genau beschrieben werden.

Wofür? (in Bezug auf den Arbeitszweck)

Wenn angegeben wird wofür es sinnvoll ist diese Arbeitsanweisung zu gebrauchen, haben Mitarbeiter mehr Verständnis dafür, somit befolgen sie die Anweisung auch gewissenhafter.

Wie? (in Bezug auf den Arbeitsverlauf)

In Arbeitsanweisungen müssen alle Abläufe konkret aufgeschlüsselt sein.

Womit? (in Bezug auf Arbeitsmittel)

In eine Arbeitsanweisung gehören auch die Werkzeuge, Materialien, Vorrichtungen etc., welche benötigt werden, um Schritte der Anweisung durchzuführen.

Wo? (In Bezug auf den Arbeitsplatz)

Es muss erkenntlich sein für welchen Arbeitsplatz oder welches Arbeitssystem die Arbeitsanweisung gilt.

Wie viel? (in Bezug auf die Menge)

Die Anzahl oder Menge, das heißt wie viel von etwas benötigt wird, gehört ebenfalls in eine Arbeitsanweisung. Zum Beispiel wieviel von einer Substanz in ein Reagenzglas zu geben ist.

Wie lange? (in Bezug auf den Zeitbedarf)

Es sollte eine wirklichkeitsnahe Zeitvorgabe angegeben werden für jeweilige Tätigkeiten in der Arbeitsanweisung (nicht die Bestzeit, um niemanden unter Druck zu setzen).

Wie gut? (in Bezug auf die Qualität)

Eine Vorgabe für das Qualitätsniveau des Produkts sollte auch vorhanden sein, also eine Ausformulierung von Qualitätsstandards. Erst wenn eine Qualität dauerhaft gegeben ist, kommt eine Zertifizierung für das Unternehmen in Frage.

Wie sicher? (in Bezug auf die Sicherheit)

Es ist auch wichtig die Arbeitssicherheitsstandards vorzugeben, die bei der Produktion einzuhalten sind.

7. Typische Einsatzbereiche von Arbeitsanweisungen

Nun wollen wir darauf eingehen in welchen Bereichen Arbeitsanweisungen eigentlich zu finden sind.

Arbeitsanweisungen sind nicht nur im Bereich des Produktionsverfahren vorfindbar, sondern unter anderem auch bei klinischen Studien von nutzen. Zum Beispiel um immer identische Behandlungen einzuleiten. Aber auch in der Luftfahrt gibt es Arbeitsanweisungen, zum Beispiel in Form einer Checkliste für den Piloten.  Eine Arbeitsanweisung kann überall eingesetzt werden, denn sie führt in jedem Arbeitsgebiet zu Verbesserungen und unterstützt das Unternehmen auf vielfältige Weise.

8.Unterschied zwischen einer Arbeitsanweisung und einer Verfahrensanweisung

Oft wird eine Verfahrensanweisung, oder auf Englisch Standard Operating Procedures (SOP), mit einer Arbeitsanweisung (BOP) verwechselt. Das sind aber zwei vollkommen unterschiedliche Bereiche. Wer eine Verfahrensanweisung schreibt, sollte zusätzlich eine Arbeitsanweisung verfassen. Umgekehrt, ist es aber nicht unbedingt erforderlich auch eine Verfahrensanweisung zu schreiben, wenn nur eine Arbeitsanweisung benötigt wird.

Wo nun der Unterschied liegt zwischen einer BOP und einer SOP klären wir nun im Folgenden.

Eine Verfahrensanweisung beschreibt den Ablauf eines Prozesses oder einer Tätigkeit innerhalb eines Bereiches, sie enthält aber keine detaillierten Informationen wie der Ablauf auszuführen ist.

Hier kommt die Arbeitsanweisung ins Spiel, sie beschreibt einzelne Handlungen sehr genau und konkret.

Eine Verfahrensanweisung beschreibt den Ablauf eines Experiments und eine Arbeitsanweisung wie, wo und womit das Experiment eigentlich genau durchgeführt werden soll.

9.Gibt es eine Norm für Arbeitsanweisungen?

Für generelle Arbeitsanweisungen gibt es keine einheitliche Norm. Jedem Unternehmen ist es frei gestattet ihre Arbeitsanweisung so zu gestalten, wie sie es für richtig empfinden (Layout, Art…).

Als allgemeine Regel gilt nur das Arbeitsanweisungen so geschrieben sind, dass genau danach gearbeitet werden kann und alles verständlich ist.

10.Rechtsfragen zum Thema Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen haben auch einige rechtliche Bestimmungen.

Der Arbeitgeber darf den Inhalt in der Arbeitsanweisung bestimmen. Diese sollte jedoch vertragsgerecht sein und den gesetzlichen Bestimmungen folgen leisten. Eine Arbeitsanweisung wird einseitig vom Arbeitgeber festgelegt. Der Arbeitnehmer hat hier keine Mitwirkungsrechte, dennoch ist es ratsam den Arbeitnehmer mit einzubeziehen. So erhöht sich die allgemeine Akzeptanz des Mitarbeiters in Bezug auf das was von Ihm verlangt wird. Der §106 Satz 1 der GewO, ist eine Generalklausel, welche aussagt das der Arbeitgeber in seiner Arbeitsanweisung die wesentlichen Umstände des Einzelfalls abgewogen und die beiderseitigen Interessen angemessen berücksichtigt hat. Er muss einzelne Arbeitsvorgänge sachlich, gerecht und ohne Willkür vorschreiben.

Hierzu gab es auch einen interessanten Rechtsstreit. Weiterführender Link: https://www.wikiwand.com/de/Arbeitsanweisung#/google_vignette

Mit diesem Artikel haben wir nun einen kleinen Einblick gewährt worauf zu achten ist beim Verfassen einer Arbeitsanweisung. Wenn Sie eine Arbeitsanweisung benötigen unterstützen wir Sie gerne dabei.

 

 

Verfasst von Aylin Richter (Projektassistentin bei DeviceMaster GmbH)

Datum: 17.12.2020

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